Dynamisch aankoopsysteem (DAS): Hoe te gebruiken

dec 10, 2024 | Artikelen

Het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een innovatieve en flexibele manier voor aanbestedende diensten (o.a. overheid) om opdrachten te plaatsen en voor ondernemers om eenvoudig in aanmerking te komen. In dit artikel geven we uitleg van DAS en beantwoorden we de meestgestelde vragen.

Wat is een Dynamisch aankoopsysteem (DAS)?

Een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een volledig elektronisch systeem dat door aanbestedende diensten wordt gebruikt om overheridsopdrachten te verstrekken. Het systeem blijft gedurende de looptijd toegankelijk voor alle geschikte leveranciers. In tegenstelling tot traditionele aanbestedingen is DAS open en flexibel. Ondernemers kunnen zich op elk moment aanmelden, zolang het systeem actief is. Dit maakt het een doorlopende kans voor bedrijven om mee te dingen naar opdrachten.

Voor wie is dit aankoopsysteem relevant?

DAS is relevant voor zowel aanbestedende diensten als ondernemers. Aanbestedende diensten zoals gemeenten, overheidsinstanties en zorginstellingen gebruiken het systeem om opdrachten transparant en efficiënt te verstrekken. Ondernemers, variërend van kleine zelfstandigen tot grote bedrijven, kunnen eenvoudig toegang krijgen tot overheidsopdrachten zonder gebonden te zijn aan strikte inschrijvingsdeadlines.

Hoe werkt een DAS?

Een Dynamisch aankoopsysteem werkt volledig elektronisch en is ontworpen om zowel aanbestedende diensten als leveranciers eenvoudiger toegang te bieden tot het aanbestedingsproces. Het proces bestaat uit de volgende stappen:

  1. Instellen van het systeem
    De aanbestedende dienst stelt het DAS in door een aankondiging te publiceren. Hierin worden de aard van de opdrachten, de eisen voor leveranciers en de gunningscriteria vastgelegd. Het DAS wordt geopend op een digitaal platform, zoals TenderNed.
  2. Aanmelding door leveranciers
    Ondernemers die willen deelnemen, melden zich aan via het platform. Ze dienen bewijsstukken in om te laten zien dat ze aan de geschiktheidseisen voldoen, zoals certificeringen of bedrijfsinformatie. Dit kan gedurende de hele looptijd van het DAS.
  3. Toelating tot het DAS
    Na beoordeling worden geschikte leveranciers toegelaten tot het systeem. Zij worden opgenomen in een lijst van gekwalificeerde partijen die mogen meedoen aan toekomstige overheidsopdrachten.
  4. Plaatsen van opdrachten
    Wanneer de aanbestedende dienst een specifieke behoefte heeft, wordt er binnen het DAS een mini-competitie gestart. Alleen toegelaten leveranciers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen.
  5. Beoordeling van offertes
    De ingediende offertes worden beoordeeld op basis van de gunningscriteria. Dit kan bijvoorbeeld de prijs, kwaliteit of levertijd zijn. De beste inschrijving wint de opdracht.
  6. Uitvoering van de opdracht
    De geselecteerde leverancier voert de opdracht uit volgens de gemaakte afspraken. Dit proces herhaalt zich telkens wanneer er een nieuwe behoefte ontstaat binnen het DAS.

Het dynamische karakter van DAS maakt het mogelijk om flexibel in te spelen op veranderende behoeften van de aanbestedende dienst, terwijl het leveranciers continue toegang biedt tot nieuwe opdrachten.

Wanneer wordt een Dynamisch aankoopsysteem gebruikt?

DAS wordt vaak ingezet voor terugkerende opdrachten of diensten die eenvoudig te specificeren zijn, zoals:

  • Leveringen: Bijvoorbeeld kantoorartikelen of ICT-middelen.

  • Diensten: Denk aan schoonmaak, catering of adviesopdrachten.

  • Werken: Kleine bouw- en onderhoudsopdrachten.

De belangrijkste reden voor het gebruik van DAS is de flexibiliteit. Aanbestedende diensten kunnen snel reageren op hun behoeften, terwijl ondernemers op elk moment kunnen instappen, zonder vast te zitten aan lange inschrijvingsprocedures.

Hoe meld je je aan voor een Dynamisch aankoopsysteem?

Om je aan te melden voor een DAS, volg je deze stappen:

  1. Registreer je via het elektronische platform: DAS wordt meestal beheerd via aanbestedingsplatformen zoals TenderNed of specifieke portals.
  2. Dien een verzoek tot toelating in: Hierbij verstrek je de vereiste documenten en informatie die bewijst dat je voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen.
  3. Toelating ontvangen: Na goedkeuring word je toegelaten tot het DAS en kun je meedingen naar overheidsopdrachten.

Aanmelden is doorgaans laagdrempelig en eenvoudig.

Wat is de looptijd van dit aankoopsysteem?

Een DAS heeft een flexibele looptijd en kan enkele maanden tot meerdere jaren duren. Gedurende deze periode kunnen ondernemers zich blijven aanmelden en opdrachten ontvangen. Aanbestedende diensten bepalen de looptijd afhankelijk van hun behoeften, maar ze moeten de duur vooraf duidelijk communiceren.

Wat zijn de voor- en nadelen van DAS?

Voordelen:

  • Flexibiliteit: Leveranciers kunnen zich op elk moment aanmelden.

  • Transparantie: De procedure is volledig elektronisch en open voor alle geschikte partijen.

  • Efficiëntie: Opdrachten worden snel geplaatst en gegund via mini-competities.

  • Continuïteit: Het systeem biedt doorlopende kansen voor ondernemers.

Nadelen:

  • Hoge concurrentie: Door de open aard van DAS is er vaak veel concurrentie.

  • Administratieve lasten: Aanbestedende diensten moeten het systeem actief beheren.

  • Beperkte geschiktheid: DAS is niet altijd geschikt voor complexe of innovatieve projecten.

Hoe verschilt Dynamisch aankoopsysteem t.o.v. andere aanbestedingsprocedures?

In vergelijking met andere procedures, zoals openbare of niet-openbare aanbestedingen, biedt DAS meer flexibiliteit en doorlopende toegang. Waar andere procedures vaak een eenmalige kans bieden, staat DAS open voor nieuwe deelnemers gedurende de gehele looptijd.

DAS is een krachtige tool voor het vereenvoudigen van inkoop en biedt voordelen voor zowel aanbestedende diensten als leveranciers.

Zelf doen? Of Trias Politica Advies inschakelen…

Het inschakelen van een adviseur als Trias Politica Advies kan zeker nuttig zijn, afhankelijk van je ervaring met aanbestedingsprocedures en de specifieke eisen van het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS).

Wanneer Trias Politica Advies inschakelen?

  1. Expertise in aanbestedingen Trias Politica Advies heeft uitgebreide kennis van de juridische en technische aspecten van aanbestedingen, inclusief DAS. Dit helpt je om fouten te vermijden en ervoor te zorgen dat je aan alle eisen voldoet.
  2. Efficiënte voorbereiding
    Het aanmelden voor een DAS vereist vaak het opstellen van documenten, zoals geschiktheidseisen, referenties en certificeringen. Wij helpen je dit proces te versnellen en te stroomlijnen.
  3. Ondersteuning bij mini-competities
    Bij overheidsopdrachten binnen een DAS moet je offertes indienen die voldoen aan specifieke gunningscriteria. Trias Politica Advies helpt je met het schrijven van sterke offertes en het benadrukken van je unieke waarde.
  4. Strategisch advies
    Wij kunnen je vanzelfsprekend adviseren over welke aankoopsystemen het meest geschikt zijn voor jouw organisatie en hoe je je kansen kunt vergroten in een competitieve omgeving.
  5. Tijdsbesparing
    Als je een kleine onderneming bent of beperkte ervaring hebt met aanbestedingen, kan Trias Politica Advies je veel tijd besparen. Dit maakt het eenvoudiger om je te concentreren op je kernactiviteiten.

Wanneer is een adviseur minder nodig?

Als je ervaring hebt met aanbestedingsprocedures, bekend bent met de werking van DAS en over voldoende interne capaciteit beschikt, kun je mogelijk zonder adviseur werken. Veel elektronische platforms voor DAS zijn gebruiksvriendelijk, en de benodigde stappen worden duidelijk uitgelegd.

Hulp of advies nodig? Plan een adviesgesprek in.

Meer weten over verschillende vormen van aanbesteden als je zaken wilt doen met de overheid? Lees het artikel: Verschillende vormen van aanbesteden.

Expert worden in aanbesteden?
Download het overzicht (PDF) van onze trainingen.

Download de brochure met het trainingsprogramma 2025

Download de gratis brochure met ons complete trainingsaanbod voor 2025 en vergroot je kansen!

Trainingen

Leer hoe je jouw kansen vergroot op het vinden en winnen van aanbestedingen. Wil jij de overheid als klant?

Schrijf je in op een van onze trainingen:

Test je kennis

Test je kennis over aanbesteden met deze kennisquiz. Wat weet jij (nog niet) van zaken doen met de overheid?

    Meer van dit soort content luisteren of zien?

    Ireen Boon maakt wekelijks nieuwe content over alles dat gaat over 'zakendoen met de overheid'. Luister, lees en bekijk dit als eerste door je in te schrijven op onze nieuwsbrief.

    0