Concurrentiegerichte dialoog is een specifieke vorm van aanbesteding die wordt toegepast wanneer een standaard aanbestedingsprocedure niet voldoet, meestal vanwege de complexiteit van de opdracht. Dit proces biedt overheden en andere aanbestedende diensten de mogelijkheid om in dialoog te gaan met geselecteerde marktpartijen om gezamenlijk tot de beste oplossing te komen voor een complexe uitdaging.
Hieronder vertellen we wat een concurrentiegerichte dialoog inhoudt, de typische toepassingen en hoe bedrijven zich kunnen voorbereiden.
Wat is concurrentiegerichte dialoog?
De concurrentiegerichte dialoog is een aanbestedingsprocedure die speciaal is ontworpen voor opdrachten waarbij een standaardoplossing niet voorhanden is, maar juist maatwerk vereist is. De procedure verloopt in twee hoofdfases: de dialoogfase en de offertefase.
In de dialoogfase worden verschillende partijen uitgenodigd om met de aanbestedende dienst (meestal een overheidsinstelling) te overleggen over mogelijke oplossingen voor de gestelde uitdaging. Pas na het afronden van deze fase dienen de deelnemende partijen hun definitieve offertes in. Dat is dus wezenlijk anders dan bij ‘gewone procedures’ waarbij er veel meer gedicteerd wordt door de opdrachtgever. Bij de concurrentiegerichte dialoog praat de opdrachtnemer nadrukkelijk mee om tot de beste specificaties te komen.
Wordt concurrentiegerichte dialoog gebruikt door overheden?
Ja, de concurrentiegerichte dialoog wordt vaak ingezet door overheden, vooral voor grootschalige en complexe projecten die niet eenvoudig op de traditionele manier op de markt kunnen worden gezet. Denk hierbij aan infrastructuurprojecten, zoals bruggen, tunnels of energievoorzieningen, maar ook aan innovatieve projecten in bijvoorbeeld de gezondheidszorg of technologie.
Overheden kiezen vaak voor deze procedure wanneer zij een opdracht hebben waarvan de invulling nog onduidelijk is, en waarbij zij willen profiteren van de expertise en creativiteit van de markt.
Hoeveel partijen mogen deelnemen?
Bij een concurrentiegerichte dialoog bepaalt de aanbestedende dienst zelf hoeveel partijen mogen deelnemen aan de dialoogfase. Vaak wordt er een voorselectie uitgevoerd om het aantal partijen te beperken tot een beheersbaar aantal, meestal drie tot vijf. Dit biedt voldoende ruimte voor variatie in ideeën en oplossingen, terwijl het voor de aanbestedende dienst overzichtelijk blijft. Na de dialoogfase blijven vaak slechts één of enkele partijen over om een definitieve offerte in te dienen.
Wanneer is een concurrentiegerichte dialoog gebruikelijk?
Een concurrentiegerichte dialoog wordt vaak geïnitieerd door een aanbestedende dienst wanneer:
- De aanbestedende dienst de precieze oplossing nog niet kent.
- De opdracht te complex is om eenvoudigweg een oplossing voor te schrijven.
- Er behoefte is aan input en samenwerking met de markt om tot een werkbare en kostenefficiënte oplossing te komen.
- De markt in staat wordt geacht innovatieve of alternatieve oplossingen te ontwikkelen.
- Er sprake is van een hoog risicoprofiel.
De procedure komt bijvoorbeeld vaak voor bij grote infrastructuur- en bouwprojecten, evenals innovatieve technologische opdrachten, waarbij de oplossing nog niet vaststaat en waar een creatief of multidisciplinair plan van aanpak vereist is.
Hoe lang duurt zo’n proces?
Het gehele proces van een concurrentiegerichte dialoog kan enkele maanden tot meer dan een jaar in beslag nemen, afhankelijk van de complexiteit van de opdracht en de benodigde gesprekken in de dialoogfase. Omdat het proces tijd- en kostenintensief is, is het vooral geschikt voor opdrachten met een grote maatschappelijke of economische impact. De tijdsduur wordt mede bepaald door het aantal dialoogrondes en de diepgang van de besprekingen.
Voorbereiding op deelname aan een concurrentiegerichte dialoog
Voor bedrijven die deelnemen aan een concurrentiegerichte dialoog is een grondige voorbereiding essentieel. Hier zijn enkele belangrijke stappen die organisaties moeten ondernemen om hun kansen te maximaliseren:
- Inzicht in de behoefte van de aanbestedende dienst: Het is cruciaal om goed te begrijpen wat de aanbestedende partij zoekt en welke specifieke uitdagingen spelen. Vaak worden deze eisen en behoeften in de uitnodiging tot dialoog toegelicht.
- Innovatief en oplossingsgericht denken: Bedrijven moeten in staat zijn om met originele en werkbare oplossingen te komen. Dit vereist dat zij diepgaande kennis en ervaring hebben op hun vakgebied en kunnen laten zien hoe hun aanpak het probleem oplost.
- Effectieve samenwerking en communicatie: De dialoogfase is bedoeld om open communicatie te bevorderen en tot gezamenlijke inzichten te komen. Bedrijven moeten in staat zijn om constructief en flexibel te communiceren en ideeën uit te wisselen met de aanbestedende dienst.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Omdat de dialoog vaak meerdere rondes kan omvatten waarin nieuwe inzichten worden opgedaan, moeten deelnemers bereid zijn om hun voorstellen bij te stellen en aan te passen aan de wensen van de aanbestedende dienst.
- Zorgvuldige kosten- en tijdsberekeningen: Het proces kan veel tijd en middelen kosten. Bedrijven moeten dus een realistische inschatting maken van de investering die nodig is om succesvol deel te nemen aan het proces, en zich afvragen of deze opweegt tegen de mogelijke opbrengsten.
Samengevat
Concurrentiegerichte dialoog biedt unieke voordelen voor zowel aanbestedende diensten als marktpartijen. Door intensieve samenwerking in de dialoogfase kunnen complexiteit en onzekerheden in een vroeg stadium worden aangepakt, wat oplossingen oplevert die optimaal aansluiten bij de behoeften van de aanbestedende dienst, maar ook bij die van de opdrachtnemers. Dit proces is met name geschikt voor complexe en innovatieve projecten waarin creativiteit en maatwerk essentieel zijn. Voor bedrijven is het deelnemen aan een concurrentiegerichte dialoog zowel een uitdaging als een kans om waardevolle expertise in te zetten en een duurzame samenwerking onder gunstige voorwaarden met de overheid aan te gaan.
Meer weten over verschillende vormen van aanbesteden als je zaken wilt doen met de overheid? Lees het artikel: Verschillende vormen van aanbesteden.
