Zo maak je een Aanbestedingsanalyse
Wanneer een aanbesteding wordt gepubliceerd en je de stukken in de huisstijl van de aanbestedende dienst ziet staan, kun je de neiging hebben om ervan uit te gaan dat alles klopt. Dit is het, de publicatie is in beton gegoten. Niet doen. Inkopers zijn ook mensen. En bovendien ben jij per definitie bijna altijd deskundiger op het onderwerp van de aanbesteding dan degene die de procedure heeft opgesteld. Ga er dus niet zonder meer van uit dat alles klopt, maar wees alert en check in ieder geval deze onderdelen:
1. Termijnen
Bij Europese aanbestedingen is de termijn tussen publicatie en indiening meestal 40 dagen. Kalenderdagen wel te verstaan. Bij (meervoudig) onderhandse opdrachten is die termijn minder hard. Tussen de publicatie van de laatste Nota van Inlichtingen en de indiening, moet minimaal 10 kalenderdagen zitten. De standstilltermijn is 20 kalenderdagen.
2. Datum indiening
Valt de datum van de indiening niet per ongeluk in het weekend? Of op eerste kerstdag? Het komt nog steeds voor dat de datum van de indiening op een feest- of rustdag valt.
3. Beoordelingsmethodiek
Is de methode die gebruikt wordt om je offerte te beoordelen en eventueel te vergelijken met anderen helder? Is deze eerlijk (objectief)? Kloppen de getallen? Telt het totaal op tot 100%?
4. Prijzenblad
Komen de prijzen die in de documenten worden genoemd overeen met de prijzen op het prijzenblad? Is de rekenformule correct?
5. Beoordelingsteam
Is duidelijk hoe het beoordelingsteam is samengesteld? Weet je op welk kennisniveau je moet schrijven? Of je jargon kunt gebruiken of juist niet?
6. Proportionele eisen
Zijn de eisen proportioneel? Zijn ze duidelijk geformuleerd zodat iedere inschrijver ze op dezelfde wijze uitlegt?
7. Combinatievorming
Is combinatievorming en/of onderaanneming toegestaan en zijn de eisen aan de combinatie proportioneel? Is de (hoofdelijke) aansprakelijkheid goed geregeld?
8. Inkoopvoorwaarden
Zijn de inkoopvoorwaarden proportioneel? Wacht niet met het betrekken van de afdeling legal tot het laatste moment! Inkoop- en contractvoorwaarden moet je in de inlichtingenronde aan de orde stellen, anders ben je te laat. Laat iedereen die dus iets over dit soort voorwaarden moet vinden, direct starten met het opstellen van opmerkingen.
9. Concept overeenkomst
Is de concept overeenkomst in overeenstemming met de eisen en wensen van de aanbesteding?
10. Algemene inkoopvoorwaarden
Is de concept overeenkomst in overeenstemming met de algemene inkoopvoorwaarden?
Voor al deze onderdelen uit de Aanbestedingsanalyse geldt: is er iets niet duidelijk (of niet wenselijk)? Vragen stellen!
Wil je de overheid als klant? Dit kan Trias Politica Advies B.V. voor je doen:
- Training Strategische vragen stellen – in 1 dag leer je o.a. welke vragen er zijn, hoe je concurrenten uitschakelt in de vragenronde en veel meer.
- 1-op-1 Trainingsadvies – plan hier een call met onze hoofdtrainer, wij denken graag met je mee.
Je las een blog van Ireen Boon | Trias Politica Advies B.V.
Meer van dit soort blogs lezen? Meld je hieronder aan voor inspirerende artikelen.
