In 4 stappen naar succesvol vragen stellen bij aanbestedingen.
Eén van de meest onderschatte kansen in aanbestedingsprocedures, biedt de vragenronde. Het is namelijk het enige moment waarop je nog (een beetje) invloed kunt hebben op de eisen en de wensen waar je aan moet voldoen als je succesvol wil inschrijven op aanbestedingen. Als je precies moet doen wat er staat, kun je maar beter zorgen dat er ook precies staat wat jij wilt, toch?
Gericht vragen
Je hebt vaak maar één vragenronde, dus het is wel zaak dat je het een beetje professioneel aanpakt; schieten met hagel kun je je niet veroorloven. Effectieve vragen zijn altijd doelgericht, schetsen duidelijk een probleem én dragen een oplossing voor dat probleem aan.
Je begint dus altijd eerst met het doel dat je wilt bereiken door jezelf de vraag te stellen: Wat is de bedoeling dat het antwoord wordt? Je wilt bijvoorbeeld de ruimte hebben om zo veel mogelijk vragen te stellen, ook na de eerste Nota van Inlichtingen. Je schrijft dan bijvoorbeeld op als doelantwoord: de aanbestedende dienst heeft besloten dat tijdens deze aanbestedingsprocedure doorlopend vragen mogen worden gesteld.
Probleem adresseren
Mensen in het algemeen en inkopers in het bijzonder zijn niet op aarde om jouw individuele problemen op te lossen. Ze zijn er wél voor om het level playing field te waarborgen en de aanbestedingsprocedure in goede banen te leiden. Je zult jouw belang dus moeten verbreden naar een belang voor andere inschrijvers. Of het belang van de inkoper zelf. Bijvoorbeeld:
Het is voor alle inschrijvers op deze aanbesteding van belang om een helder beeld te hebben van uw eisen en wensen. Wanneer die niet helemaal transparant zijn, bestaat het risico dat inschrijvers onvoldoende maatwerk kunnen leveren.
of:
Wanneer onduidelijkheid bestaat onder inschrijvers over de interpretatie van de stukken, kan de aanbestedende dienst bij de beoordeling geen appels met appels vergelijken.
Geen probleem zonder oplossing
Je wilt iets gedaan krijgen van de aanbestedende dienst. Realiseer je goed dat deze opdrachtgever een vaak intensief traject van maanden achter de rug heeft om te komen tot deze aanbesteding. Ze gaan die echt niet ‘zo maar’ aanpassen. Maak het zo makkelijk en aantrekkelijk mogelijk om ‘akkoord’ te zeggen. Dat doe je door helder uit te leggen waar je tegen aanloopt, vervolgens aan te sluiten bij het belang van andere inschrijvers of dat van de aanbestedende dienst zelf en tot slot, door zelf een werkbare oplossing aan te dragen voor het door jou geschetste probleem.
Bijvoorbeeld: Wij hebben geconstateerd dat u slechts een enkele vragenronde toestaat. Voor het doen van een deugdelijke inschrijving is het evenwel van belang dat alle gegadigden volkomen helder –‘transparant’ zo u wil- op hun netvlies hebben wat u voor ogen heeft met deze opdracht. Het is voorstelbaar dat uw beantwoording in de Nota van Inlichtingen aanleiding geeft tot nadere vragen die, zonder uw honorering van een aanvullende, dan wel doorlopende vragenronde, onbeantwoord zouden blijven waarmee u het risico loopt dat gegadigden uw eisen en wensen op verschillende manieren interpreteren. In dat geval ontstaan mogelijkerwijs problemen bij de beoordeling die alsdan niet meer -maar nu nog wel- oplosbaar zijn. Wij gaan ervan uit dat u met ons van mening bent dat een transparante, voor eenduidige uitleg vatbare uitvraag van cruciaal belang is voor het voorspoedige verloop van deze aanbestedingsprocedure en dat u in dat licht een doorlopende, zo niet aanvullende vragenronde zult honoreren. Op die manier waarborgt u niet alleen de transparantie, maar ook het voorspoedige en succesvolle verloop van deze aanbestedingsprocedure.
Motivering
Je kunt overwegen om er nog een verzoek aan toe te voegen. Dat is het verzoek om, als ze niet akkoord gaan met jouw wens, hun afwijzing te motiveren. Doe ook dat gericht zodat de aanbestedende dienst weet welk soort antwoord je verwacht. Voeg bijvoorbeeld toe:
Wij gaan ervan uit dat u ons verzoek zult honoreren. Zo niet, dan vernemen wij graag uw uitgebreide motivering. Wij verzoeken u daarbij de basisbeginselen van aanbestedingsrecht in het algemeen en het beginsel van transparantie in het bijzonder te betrekken en uw visie op de door ons geschetste, dreigende onregelmatigheid in deze procedure te onderbouwen.
Moeite met vragen stellen? Dit kan Trias Politica Advies B.V. voor je doen:
- Masterclass Strategische vragen stellen in de NvI – in 1 dag leer je o.a. welke vraag je het beste kunt gebruiken in verschillende situaties en hoe je een antwoord voorkomt als: “Niet akkoord. Zie bestek” of “Nee”.
- 1-op-1 Trainingsadvies – plan hier een call in met onze hoofdtrainer, wij denken graag met je mee.
Je las een blog van Ireen Boon | Trias Politica Advies B.V.
Meer van dit soort blogs lezen? Meld je hieronder aan voor inspirerende artikelen.
