Iedereen die wel eens heeft meegedaan aan een aanbestedingsprocedure weet het: inschrijven op aanbestedingen is tijdrovend. En eigenlijk vooral daardoor ook soms stressvol. Maar ja, het duurt nou eenmaal even voor je de opdracht en haar finesses goed op je netvlies hebt, voor alle neuzen intern dezelfde kant op staan en voordat je alle informatie hebt om te kunnen beginnen met schrijven. En als je die informatie dan allemaal hebt verzameld, is er soms nog maar een paar dagen over om alles op papier te krijgen.
De druk is dan inmiddels tot een hoogtepunt gestegen. En hoewel sommigen juist extra goed presteren wanneer de deadline angstaanjagend dichtbij komt, is het voor de meesten toch prettiger om met meer tijd te kunnen beginnen aan het schrijfproces. Goed nieuws; er is een manier om maximaal effectief en efficiënt om te gaan met tijd in ieder tendertraject.
Turbotenders: fast track tendering
Bij fast track tendering spreek je met elkaar af om in sprints te gaan werken aan een nieuwe aanbesteding. Er is een hele belangrijke voorwaarde voor deze manier van werken en dat is dat iedereen zich op voorhand committeert aan de -nog op te stellen- planning. Dat klinkt eenvoudig, maar het commitment op de agenda levert in de praktijk vaak de eerste hobbels op. Je weet immers niet precies wanneer de aanbesteding wordt gepubliceerd. Dikke kans dus dat de agenda’s al vol zitten tegen de tijd dat de aanbesteding op het internet verschijnt. Het is ook wel veel gevraagd om iedereen zijn agenda’s voor langere tijd vrij te laten houden; dat hoeft dan ook niet.
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat -zo lang de aanbesteding wordt verwacht- er een vaste dag is waarop iedereen alleen afspraken onder voorbehoud inplant, bijvoorbeeld op de dinsdag. Wordt de aanbesteding dan op een donderdag gepubliceerd, dan is het hele team de dinsdag daarop uitgeroosterd. Je verliest dan wel wat tijd, maar beperkt dat tot maximaal een week. In die week stuur je natuurlijk wel alvast leesvoer en een werkinstructie voor de dag zelf rond en bereid je de sessie grondig voor.
Je mailt je team direct alle stukken, zodra je de aanbesteding hebt gezien. En je vraagt hen om de hele aanbesteding door te lezen. Het is van belang dat niemand onderdelen overslaat, ook niet als het buiten zijn of haar expertise valt. De kern van Turbotenders is dat iedereen alles (in meer en in mindere mate) doet.
Turbotenderday: hoe ziet deze dag eruit?
Op de dag zelf begin je met een verdeling van eisen, wensen, gunningscriteria en wat verder nog van belang is bij deze specifieke tender. Aan de hand daarvan deel je je team in groepjes in. De bedoeling is dat ieder groepje een eis of wens helemaal ‘doorzaagt’, van alle kanten belicht, vragen opstelt, kansen en bedreigingen noteert en een eerste aanzet geeft voor de inschrijfstrategie op dat specifieke onderdeel. De eerste deelronde duurt, afhankelijk van de complexiteit van de aanbesteding, ongeveer een uur.
Na afloop van dat uur las je een pauze in. Lang genoeg om de hoofden leeg te maken, maar kort genoeg om geen e-mails te beantwoorden of telefoongesprekken te voeren. Het is van belang dat er maximale focus op de tender is bij het hele team. Turbotendertrajecten werken daarom het beste op een externe locatie.
Inschrijfstrategie
De volgende uren staan in het teken van de terugkoppeling. Ieder groepje presenteert zijn bevindingen en benoemt daarbij de risico’s, kansen en bijzonderheden. Zo neemt het hele team kennis van alle aspecten die voor jullie bedrijf van belang zijn op alle onderdelen van de aanbesteding. In deze fase is er veel ruimte voor discussie en overleg. Gezamenlijk kom je tot een inschrijfstrategie.
Lunch uitgebreid en geef iedereen de gelegenheid om zijn hoofd opnieuw te legen. Maak bij mooi weer een wandeling buiten, of speel een potje tafelvoetbal binnen. Na de pauze is er weer werk aan de winkel.
Schrijven
De middag is bedoeld voor het opstellen van de eerste ruwe teksten. Je houdt dezelfde groepjes aan als in de ochtend en laat iedereen aan zijn ‘eigen’ onderdeel werken; het onderdeel dus, waar ze ‘s ochtends ook aan hebben gewerkt. Na 2 uur komt iedereen opnieuw bij elkaar en levert de conceptteksten in.
Je verdeelt nu de teksten zodat ieder groepje de teksten van een ander groepje beoordeelt. Vraag iedereen om feedback te noteren, maar vooral ook suggesties te doen voor alternatieven of verbeteringen. Zorg dat alles genoteerd wordt, zodat er een dossier van de dag ontstaat en alle teamleden het later nog terug kunnen lezen.
Herschrijven
Tijdens het laatste (dag)deel herschrijven alle groepen hun teksten op basis van de ontvangen feedback en/of de besproken strategische koerswijzigingen. In deze fase heeft het voltallige team een duidelijk beeld van de uitvraag en van de inschrijfstrategie. Er zijn geen grote vraagtekens meer dus iedereen kan aan de slag. Je zult merken dat 70% van de aanbesteding ‘staat’ aan het einde van je Turbotenderday.
Return on investment
Turbotendertrajecten zijn intensieve trajecten. Ze vragen veel van de deelnemers en hun agenda. Maar het rendement van deze methode is hoog. Niet alleen heb je in een dag tijd het merendeel aan werk verzet en dus veel tijd bespaart. Misschien nog wel belangrijker is dat er binnen het team helderheid en awareness is voor de kansen en bedreigingen van deze specifieke tender. De Turbotendermethode zorgt voor groot intern draagvlak. Daar komen de mooiste inschrijvingen uit.
Wil je de overheid als klant? Dit kan Trias Politica Advies B.V. voor je doen:
- Heb je hulp nodig of vind je het prettig om een Turbotenderday onder leiding van een van onze specialisten te organiseren? Laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op.
- Training Eerste Hulp Bij Aanbesteden– in 1 dag leer je wat je moet doen (en laten!) om succesvol in te schrijven op aanbestedingen van de (semi-)overheid. Bomvol praktijkvoorbeelden, handige tips en slimme checklists waarmee je meteen aan de slag kan.
Je las een blog van Ireen Boon | Trias Politica Advies B.V.
Meer van dit soort blogs lezen? Meld je hieronder aan voor inspirerende artikelen.
