Een aanbestedingskalender is simpel gezegd een voorspelling van toekomstige opdrachten van een aanbestedende dienst. Geen glazen bol, maar een overzicht dat bedrijven helpt vooruit te kijken. Hierin staat welke opdrachten eraan komen, vaak met een indicatie van wanneer ze verwacht worden en in welke vorm.
De aanbestedingskalender is goud waard. Waarom? Omdat je:
- Tijdig kunt voorsorteren: je weet wat eraan zit te komen en kunt je organisatie en team voorbereiden.
- Strategisch kunt samenwerken: als je vroeg weet welke klussen eraan komen, kun je partnerschappen smeden of versterken.
- Beter kunt plannen: je voorkomt last-minute stress als een aanbesteding ineens opduikt.
Wat is een aanbestedingskalender en waarom is deze belangrijk?
Een aanbestedingskalender is simpel gezegd een forecast. Aanbestedende diensten zetten hierin welke opdrachten eraan komen. Handig, want dan kun jij, als inschrijver, je voorbereiden op wat gaat komen. Beter gezegd, op wat je wilt dat gaat komen. Geen last-minute stress, maar rustig kijken of een opdracht bij jouw bedrijf past. En voor de aanbestedende dienst? Die houdt zo grip op de planning van inkoopactiviteiten.
Waar vind je die aanbestedingskalenders?
Soms zijn ze netjes gepubliceerd op de website van een gemeente of ministerie, soms via platforms als TenderNed of brancheorganisaties. Maar eerlijk is eerlijk: niet iedere aanbestedende dienst is even trouw in het publiceren van zo’n kalender. Soms moet je dus zelf wat speurwerk verrichten of het netwerk gebruiken. Belangrijk om te onthouden: een kalender is geen garantie. Deadlines verschuiven, prioriteiten veranderen. Maar één ding is zeker: bedrijven die zich nú voorbereiden, staan straks niet op achterstand.
Niet wachten tot de wedstrijd begint
Zoals mr. drs. Ireen Boon het vaak zegt: “Wachten op een aanbesteding is als wachten tot de wedstrijd begint om pas dan je veters te strikken.” Slimme inschrijvers hebben hun veters al gestrikt voordat ze het veld oplopen.
Concreet: hoe ziet zo’n aanbestedingskalender eruit?
Bijvoorbeeld bij de gemeente Utrecht; zij zetten ieder jaar een overzicht online met wat er zoal aankomt. Niet tot achter de komma, maar wel genoeg om te weten dat er in september een opdracht voor maatschappelijke begeleiding op de planning staat. En dat betekent: nú al je veters strikken. Of neem ProRail, die werkt met een meerjarige kalender vol grote jongens: spooronderhoud, stationsbeveiliging, treinbegeleiding. Alles op hoofdlijnen, maar als je het leest weet je: hier moet ik bij zijn. En hoe eerder je dat weet, hoe beter je je verhaal, team of samenwerking op orde kunt brengen. Geen verrassing als het ineens online staat, maar een kans die je hebt zien aankomen.
Tip: download de aanbestedingskalender ProRail, dan heb je direct een indruk hoe zo’n aanbestedingskalender eruit ziet.
Waar vind ik de aanbestedingskalender?
Aanbestedingskalenders staan vaak gewoon op de websites van overheden, gemeenten of andere publieke instellingen. Ook TenderNed heeft er eentje voor Europese aanbestedingen. En wil je echt één plek waar alles samenkomt? Dan zijn er gespecialiseerde aanbestedingsdatabases waar je op kunt abonneren. In het boek Niets is geen nul wordt uitgelegd welke dat zijn en hoe je je daar op abonneert.
Hoe vaak wordt een aanbestedingskalender geüpdatet?
Dat verschilt. Sommige organisaties kiezen voor een jaarlijkse update, anderen pakken het per kwartaal aan. In het boek Niets is geen nul lees je dat structuur en voorspelbaarheid enorm belangrijk zijn voor marktpartijen. Dus hoe regelmatiger, hoe beter.
Zijn de vermelde aanbestedingen bindend?
Nee. En dat is ook logisch. Een aanbestedingskalender is indicatief. Alles kan nog veranderen: het moment van publiceren, de inhoud, of het project gaat zelfs helemaal niet door. Daarom: nooit je planning baseren op de kalender alleen. Zie het als een vriendelijke heads-up.
Hoe kan ik de aanbestedingskalender effectief gebruiken om kansen te vinden?
- Check de kalender(s) regelmatig.
- Stel automatische alerts in op TenderNed en andere platforms. Dit doe je door eerst een interesseprofiel aan te maken op TenderNed.
- Zie je iets interessants? Begin alvast met je voorbereiding: teams formeren, referenties updaten, documenten checken.
- En als het mag: stel vragen aan de aanbestedende dienst. Soms kun je, voordat een aanbesteding officieel start, waardevolle informatie krijgen.
Tip: Wacht niet af, maar werk vooruit.
Wat zijn de voorwaarden om deel te nemen aan een aanbesteding?
Voorwaarden verschillen per opdracht, maar denk aan:
- Financieel gezond zijn.
- Relevante ervaring (referenties).
- Technische bekwaamheid.
- Certificeringen (zoals ISO).
- Een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Tip: zorg dat je documenten up-to-date zijn. Daarmee voorkom je last-minute stress.
Hoe kan ik me voorbereiden op een aanbesteding die op de kalender staat?
Begin bij de basis:
- Een recent KVK-uittreksel.
- Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA).
- Verklaring Betalingsgedrag Belastingdienst.
- Een portfolio dat aansluit op de verwachte opdracht.
Tip: duik in de sector van de aanbesteding. Weet wat er speelt.
Een goede voorbereiding begint lang voordat de offerte online staat.
Als afsluiting
De aanbestedingskalender. Het klinkt misschien als iets stoffigs dat je onder in een la stopt. Maar vergis je niet: wie slim wil inschrijven, begint hier. We nemen je mee door de belangrijkste vragen die ondernemers en aanbestedende diensten hebben over de aanbestedingskalender, helemaal in de geest van Niets is geen nul, het nieuwe boek van Ireen Boon. Praktisch, helder en zonder franje.
