Eerste hulp bij aanbesteden

Om een aanbesteding te winnen, is het allereerst belangrijk dat je begrijpt wat de opdracht is. Dat klinkt misschien logisch, maar dat is het vaak niet. Dat komt doordat de overheid die de opdracht formuleert eigenlijk altijd minder verstand heeft van die opdracht dan jij als expert. Daardoor zijn eisen en wensen vaak ‘vreemd’. Het risico dat jij dat als expert wel even zal ‘repareren’, is groot. Jij weet natuurlijk beter wat de beste oplossing is dus je denkt dat je de opdracht wint met het beste aanbod tegen een gunstige prijs. Alleen werkt de wereld van aanbestedingen winnen niet zo.

Je kunt een aanbesteding het beste vergelijken met een proefwerk. Er wordt niet gevraagd om op te schrijven wat jij allemaal weet, maar om een antwoord te geven op de vragen die de opdrachtgever stelt. Ze willen echt alleen maar dat weten. Zelfs al slaat het nergens op. Door exact antwoord te geven op de vragen vergroot je de kans om de aanbesteding te winnen.

Wist je dat 8 van de 10 aanbestedingen 1 of meer fouten bevat? Een extra reden dus om goed op te letten bij aanbestedingen:

• Kloppen de inschrijftermijnen? Is de datum indiening bijvoorbeeld niet op eerste kerstdag of tweede pinksterdag?
• Is de conceptovereenkomst in overeenstemming met de aanbestedingsleidraad? Of is de looptijd bij de één anders dan bij de ander?
• Is de beoordelingsmethodiek duidelijk? Met andere woorden: weet je wat je moet doen om een 10 te scoren?
• Wordt eerst de prijs en dan pas de kwaliteit beoordeeld? Of andersom?
• Zijn de eisen wel proportioneel of moet je bizar veel ervaring hebben voor een relatief kleine klus?
• Staat er een passage in dat je geen enkel recht kan ontlenen aan het winnen van de opdracht? Vraag jezelf dan af of je wel zo veel tijd, moeite en kosten wil maken om in te schrijven, of stel er een vraag over.

Met een aanbesteding wordt bedoeld: een formele procedure met strikte regels waarbij een organisatie, vaak een overheidsinstantie of een groot bedrijf, een verzoek publiceert voor het indienen van offertes voor de levering van goederen, werken of diensten.

Het doel van een aanbesteding is om transparantie en eerlijke concurrentie (binnen de Europese Unie) te bevorderen, de beste prijs-kwaliteitverhouding te vinden en corruptie te voorkomen. De gedachte is dat door het uitschrijven van een aanbesteding overheden hun belastinggeld op de meest verantwoorde manier besteden. Ze stellen vaak extra eisen, zoals op het gebied van duurzaamheid of inclusiviteit. Daarmee zijn aanbestedingen ook een middel om beleidsdoelstellingen te realiseren.

Meedoen aan een aanbesteding kost in principe geen geld. Je moet wel wat kosten maken voor het aanvragen van formulieren, maar die kosten zijn verwaarloosbaar. Eigenlijk moet een aanbesteding zo zijn opgesteld dat je het helemaal zelf kan, ook als je nog nooit eerder hebt meegedaan.

Het probleem is alleen dat er wel wat spelregels bij komen kijken. Als je die niet kent en je doet het allemaal op gevoel en jarenlange sales ervaring, ga je onherroepelijk de mist in. Bijna alles wat in de ‘gewone wereld’ normaal is, is dat in een aanbestedingsprocedure namelijk niet. Zo kan bellen met de verkeerde contactpersoon al leiden tot uitsluiting of kun je een fantastisch aanbod om zeep helpen door niet lettertype Arial 10 maar Arial 9 te gebruiken. In zo’n geval zijn de kosten van een aanbesteding zo hoog als alle tijd en kosten die je erin hebt gestoken en die je ook weer teniet hebt gedaan door onbedoeld een spelregel te overtreden.

Als je niet weet wat de spelregels zijn, loop je dus al snel in valkuilen waarvan je het bestaan niet kon vermoeden. Daarom huren veel bedrijven externe hulp in om zo de kans op het winnen van aanbestedingen te vergroten. Dat kan bij ons ook. Maar wij geloven ook dat je het heel goed zelf kunt, met alleen maar een beetje hulp. Zo hou je de kosten van een aanbesteding in de hand.

De hoeveelheid tijd die nodig is om mee te doen aan een aanbesteding hangt af van een paar factoren.

In de eerste plaats: de uitvraag zelf. Hoeveel documenten moet je doorlezen om überhaupt te begrijpen wat de bedoeling is? Er zijn aanbestedingen die op 20 A4 worden opgesteld, maar we zien ze ook voorbij komen met meer dan 400 pagina’s aan te lezen documentatie. Gemiddeld lees je 15 A4 per uur, dus reken maar uit hoeveel tijd het doorlezen van dat soort aanbestedingen kost.

Dan is er nog het plan van aanpak: hoeveel moet je schrijven? Beantwoording op 4 A4 is nog wel te doen, maar meer dan 20 A4 kost natuurlijk heel veel tijd. En , let op, noodgedwongen op 1 A4 alles moeten proppen, kost ook veel tijd.

Om een aanbesteding te winnen, dien je je te houden aan een planning., In deze planning staat wat de doorlooptijd van de procedure is. Houd er rekening mee dat de planning vaak wordt opgeschoven en nooit verkort. Je bent dus eerder meer dan minder tijd kwijt aan een aanbesteding dan je van tevoren denkt.

Er zijn veel verschillende aanbestedingsprocedures en ze werken allemaal net weer even anders. Toch zijn er een paar algemene regels die voor alle aanbestedingsprocedures gelden.

Een aanbestedingsprocedure werkt als volgt:het begint met de publicatie van de opdracht, daarmee start de aanbestedingsprocedure. De aanbestedende dienst publiceert op www.tenderned.nl de opdracht en de bijbehorende documenten. In die documenten staat een planning met termijnen die strikt zijn. Je hebt altijd de gelegenheid om vragen te stellen over de opdracht, dat moet je doen binnen de termijn die in de planning staat en op de manier die staat voorgeschreven in de stukken. Alle vragen worden beantwoord in een Nota van Inlichtingen, wanneer die verschijnt, staat ook in de planning. Dan moet je je offerte en alle andere bewijsmiddelen nog aanleveren. De offerte moet vóór de deadline in de planning, de bewijsstukken worden soms pas opgevraagd na gunning. Dat verschilt per aanbestedingsprocedure, maar staat altijd duidelijk beschreven.