Privacybeleid
Privacy Policy Trias Politica
Versie 2.0 oktober 2025
In deze Privacy Policy leggen wij uit hoe Trias Politica omgaat met persoonsgegevens wanneer u
onze website bezoekt, contact heeft met Trias Politica en/of gebruik maakt van de diensten van Trias
Politica, zoals advisering, training of van de chatbot ‘AI van Ireen’ (‘de AI-Chatbot’).
Daarnaast leggen wij uit waarom Trias Politica persoonsgegevens verzamelt, hoe Trias Politica die
beschermt en welke rechten u heeft.
Wie zijn wij?
Trias Politica B.V. (hierna: ‘Trias Politica’ of ‘wij’) ondersteunt organisaties bij
aanbestedingsrechtelijke vraagstukken. Wij bieden verschillende diensten aan waaronder e-learning,
begeleiding en advies bij aanbestedingsvraagstukken, trainingen en de AI-chatbot (hierna ook wel
‘Diensten’).
Trias Politica is gevestigd aan Professor E.M. Meijerslaan 1, 1183 AV te Amstelveen, ingeschreven bij de Kamer van
Koophandel onder nummer 72803762.
Wat is onze rol?
Deze privacy policy is van toepassing wanneer Trias Politica verwerkingsverantwoordelijke is voor de
verwerking van persoonsgegevens. Dat is het geval wanneer u een gebruiker bent van onze
Diensten, maar ook wanneer u contact met ons opneemt of onze website bezoekt.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Informatie die u aan ons verstrekt
Wij verwerken uw persoonsgegevens als u onze Diensten gebruikt of contact met ons opneemt.
Aanmeldinformatie: dit betreft informatie die u met ons deelt als u zich bij ons aanmeldt voor een
dienst. Zo verkrijgen wij bijvoorbeeld uw naam, gebruikersnaam, telefoonnummer, e-mailadressen,
en (eventueel) facturatiegegevens als u zich bij Trias Politica meldt voor de aankoop of afname
training, webinar, of e-learning. Dat is ook het geval als u contact met ons opneemt voor het
verkrijgen advies of begeleiding, voor de download van e-books of whitepapers of u zich aanmeldt
op de nieuwsbrief. Hieronder valt ook eventuele persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u contact
met Trias Politica opneemt om ondersteuning te krijgen bij het gebruik van de e-learning, bij het
geven van feedback op trainingen of het stellen van vragen. Trias Politica verzamelt en logt in dat
geval ook de informatie die u verstrekt.
Accountinformatie: als u een account aanmaakt voor het gebruik van AI-chatbot ‘AI van Ireen’ en
vervolgens met uw account inlogt en gebruik maakt van de Diensten, verstrekt u aan Trias Politica
uw naam, gebruikersnaam, telefoonnummer, e-mailadressen, en (eventueel) facturatiegegevens. Bij
accountinformatie kunnen ook persoonsgegevens zitten wanneer u contact met Trias Politica
opneemt om ondersteuning te krijgen bij het gebruik van de AI-chatbot, bij het geven van feedback
of het stellen van vragen. Trias Politica verzamelt en logt in dat geval ook de informatie die u
verstrekt.
Sollicitatiegegevens: indien u uw persoonsgegevens aan Trias Politica verstrekt in het kader van
een (open) sollicitatie, verwerkt Trias Politica onder meer uw naam, adres- en contactgegevens,
geslacht, nationaliteit en daarnaast specifieke informatie relevant voor het beoordelen van de
sollicitatie, zoals curriculum vitae, diploma’s, correspondentie en eventuele screeningsresultaten.
Informatie die Trias Politica automatisch verzamelt
Trias Politica verzamelt ook informatie over u wanneer u de Diensten gebruikt , ermee communiceert
of onze website bezoekt. Dit betreft informatie over uw gebruik, omgang en interacties tijdens uw
bezoek. De verzameling van persoonsgegevens waar het hier om gaat, vindt deels met
geautomatiseerde middelen plaats:
Cookies: Trias Politica maakt gebruik van cookies op haar website. Een cookie is een eenvoudig
tekstbestandje dat met elke pagina van de website wordt meegestuurd en wordt opgeslagen op uw
harde schijf en in het tijdelijke geheugen. Dit zorgt ervoor dat uw keuzes en instellingen vervolgens
worden herkend bij herhaald bezoek aan een website vanaf dezelfde computer.
Trias Politica maakt gebruik van cookies voor de volgende doeleinden:
- Functionele cookies: deze cookies zorgen ervoor dat Trias Politica’s website goed werkt en
zijn technisch noodzakelijk. Denk bijvoorbeeld aan sessie-ID’s (session cookies), cookies
voor taalkeuze of cookie-voorkeur zelf. - Analytische cookies: met deze cookies krijgen wij inzicht in hoe bezoekers de website
gebruiken. Wij analyseren deze informatie om de kwaliteit van de website te meten en zo
de prestaties en de gebruikerservaring te verbeteren. - First-party cookies: dit zijn cookies die rechtstreeks door onze website worden geplaatst en
uitgelezen. Deze cookies worden gebruikt om de website goed te laten functioneren en om
instellingen en voorkeuren van gebruikers te onthouden. - Tijdelijke sessiecookies: dit zijn cookies die uitsluitend tijdens het bezoek aan de website
worden opgeslagen. Zij maken het mogelijk om handelingen binnen één browsersessie te
onthouden, zoals navigatie tussen pagina’s of het invullen van formulieren. Deze cookies
worden automatisch verwijderd zodra de browser wordt gesloten.
U kunt elk moment de cookie-instellingen van uw internetbrowser en/of onze website wijzigen of
onze cookies verwijderen.
Informatie die Trias Politica van derden ontvangt
Mogelijk verwerkt Trias Politica ook informatie met persoonsgegevens die zij van derden ontvangt.
Informatie die openbaar beschikbaar is
Trias Politica is zich bewust dat in de brongegevens voor haar dienstverlening, zoals vonnissen en
aanbestedingsleidraden, mogelijk persoonsgegevens voorkomen (voor zover niet geanonimiseerd).
Trias Politica verwerkt de informatie uit dergelijke openbare bronnen louter om een goede
dienstverlening aan haar klanten te bieden.
Geaggregeerde informatie
Trias Politica kan persoonsgegevens aggregeren en de geaggregeerde informatie gebruiken om de
effectiviteit van haar Diensten te analyseren, de Diensten te verbeteren en functies aan onze
Diensten toe te voegen. Daarnaast kan Trias Politica die geaggregeerde informatie analyseren om in
het algemeen de kenmerken en het gedrag van gebruikers te onderzoeken en om algemene
gebruikersstatistieken openbaar beschikbaar maken, bijvoorbeeld in marketingmateriaal.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Trias Politica kan persoonsgegevens voor de volgende doeleinden gebruiken :
- om onze Diensten, waaronder de AI-chatbot aan te bieden, te beheren en technisch te
ondersteunen; - om door gebruikers ingevoerde gegevens, documenten en prompts te verwerken teneinde
AI-gegenereerde uitkomst te leveren; - om, voor zover dit binnen onze feitelijke zeggenschap ligt en in samenwerking met onze
platformleveranciers, de betrouwbaarheid, prestaties en veiligheid van de AI-systemen te
waarborgen. - om vragen te beantwoorden, ondersteuning te bieden en klachten of incidenten af te
handelen; - om feedback te verwerken en gebruikers te informeren over functionele wijzigingen in de
Diensten. - om het gebruik van de Diensten geaggregeerd en, waar mogelijk, geanonimiseerd te
analyseren; - om technische verbeteringen door te voeren en nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen, al
dan niet via onze platformleveranciers; - om fraude, misbruik en ongeoorloofd gebruik van de Diensten te detecteren en te
voorkomen; - om de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van systemen en gegevens te
beschermen. - om de functionaliteit van de website te waarborgen en gebruikersvoorkeuren te onthouden;
- om statistische analyses uit te voeren met behulp van functionele en, indien van toepassing,
analytische cookies, conform de geldende wetgeving; - om gebruikers te informeren over (nieuwe) producten en diensten, voor zover toegestaan
op grond van de wet en met inachtneming van toestemming waar vereist; - om sollicitatieprocedures te faciliteren en indien van toepassing, een arbeidsrelatie aan te
gaan en uit te voeren; - om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- om onze rechten, veiligheid en eigendommen en die van gebruikers of derden te
beschermen, waaronder in het kader van juridische procedures.
Grondslag
De verwerking vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:
- U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 6(1)(a)
AVG); - de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst
tussen u en Trias Politica (artikel 6(1)(b) AVG); - de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6(1)(c)
AVG); - op basis van een gerechtvaardigd belang op grond van een zorgvuldige belangenafweging
(artikel 6(1)(f) AVG).
Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
Trias Politica neemt continu maatregelen om passende bescherming van uw persoonsgegevens te
borgen. Dit betreft zowel technische als organisatorische maatregelen. Verder hebben al onze
werknemers een geheimhoudingsverklaring ondertekend en alleen voor de verwerking geautoriseerd
personeel mag de betreffende persoonsgegevens verwerken.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
In bepaalde omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden. Dit kan ook het
geval zijn zonder dat wij u daar verder van op de hoogte stellen, tenzij dit wettelijk verplicht is. Het
kan gaan om onder meer de volgende situaties:
Onderaannemers, dienstverleners: Trias Politica maakt gebruik van onderaannemers en andere
dienstverleners om haar dienstverlening aan u aan te bieden, zoals trainers en hostingpartijen. In
dat verband kunnen zij ook persoonsgegevens van u verwerken en treden zij op als verwerker.
Dit betreft onder meer CoachVox Ltd., voor zover CoachVox persoonsgegevens verwerkt in de
hoedanigheid van verwerker, zoals bij de verwerking van account- en profielgegevens van
eindgebruikers.
Met deze verwerkers sluiten wij passende contractuele afspraken die voldoen aan artikel 28 AVG.
Wij blijven verantwoordelijk voor de naleving van de AVG bij het inschakelen van verwerkers.
In beginsel schakelen wij geen verwerkers in die persoonsgegevens verwerken buiten de Europese
Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk is, zorgen wij ervoor dat doorgifte van
persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld op
basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaard contractuele clausules
(SCC’s) of andere passende waarborgen.
Indien wij voornemens zijn een nieuwe verwerker in te schakelen of een bestaande verwerker te
vervangen, zullen wij hierover vooraf informeren, bijvoorbeeld via een kennisgeving in deze
privacyverklaring, via onze website of per e-mail.
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om binnen vier (4) weken na deze kennisgeving bezwaar te
maken tegen de inschakeling van de betreffende verwerker. Indien binnen deze termijn geen
bezwaar wordt gemaakt, gaan wij ervan uit dat er geen bezwaar bestaat tegen de toevoeging.
Wij zorgen ervoor dat nieuwe verwerkers uitsluitend worden ingeschakeld nadat met hen passende
contractuele en organisatorische waarborgen zijn overeengekomen.
Wettelijke verplichtingen: Trias Politica kan uw persoonsgegevens ook delen met derden indien
dit wettelijk vereist is of indien Trias Politica te goeder trouw van mening is dat dit noodzakelijk is.
Dit betreft dan situaties waarin Trias Politica meent uw persoonsgegevens met derden te delen om
(i) te voldoen aan een wettelijke verplichting, met inbegrip van het voldoen aan nationale veiligheids-
of wetshandhavingsvereisten, (ii) onze rechten of eigendommen te beschermen en te verdedigen,
(iii) fraude of andere delicten te voorkomen, (iv) in dringende omstandigheden te handelen om de
persoonlijke veiligheid van gebruikers van de Diensten of het publiek te beschermen, of (v) ons te
beschermen tegen wettelijke aansprakelijkheid.
AI-chatbot
Gezamenlijke verantwoordelijkheid bij gebruik van AI-chatbot
Voor het aanbieden van onze AI-chatbot maken wij gebruik van het CoachVox-platform, dat wordt
geleverd en technisch beheerd door CoachVox Ltd. Voor de levering van de AI-functionaliteiten
maakt CoachVox gebruik van één of meer door derden ontwikkelde AI-modellen, die door
CoachVox worden geselecteerd, geïntegreerd en technisch beheerd.
Voor zover bij het gebruik van de AI-functionaliteiten chatcontent en bijbehorende metadata van
eindgebruikers worden verwerkt voor zover die persoonsgegevens bevatten in de zin van de AVG,
en uitsluitend voor zover wij en CoachVox gezamenlijk de doeleinden van die verwerking bepalen,
treden wij en CoachVox op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel
26 AVG. Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid is beperkt tot het mogelijk maken van de AI-
chatfunctionaliteit voor eindgebruikers, waaronder het genereren van antwoorden, het waarborgen
van de kwaliteit van de AI-interacties en het voorkomen van misbruik van de dienst.
Rol van CoachVox
CoachVox is primair verantwoordelijk voor:
- de technische werking, hosting en beveiliging van het CoachVox-platform en het
onderliggende AI-model; - de verwerking van door eindgebruikers ingevoerde chatcontent binnen het AI-model ten
behoeve van het genereren van output; - het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen op
platform- en modelniveau; - het beheer van technische logs en beveiligingsincidenten.
Voor de verwerking van veiligheids- en beveiligingslogs (zoals IP-adressen, timestamps en abuse-
indicatoren) treedt CoachVox op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
Onze rol
Wij zijn verantwoordelijk voor:
- het bepalen van het doel waarvoor de AI-chatbot aan eindgebruikers wordt aangeboden;
- de inhoudelijke context waarin de chatbot wordt ingezet;
- het informeren van eindgebruikers over het gebruik van AI en de verwerking van
persoonsgegevens; - het fungeren als eerste aanspreekpunt voor privacyverzoeken van eindgebruikers die
betrekking hebben op het gebruik van onze chatbot.
Voor zover een privacyverzoek betrekking heeft op verwerkingen die onder de technische
verantwoordelijkheid van CoachVox vallen, dragen wij zorg voor tijdige doorgeleiding van dat
verzoek aan CoachVox. Voor de verwerking van account- en profielgegevens van eindgebruikers
treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt CoachVox deze gegevens uitsluitend als
verwerker in onze opdracht.
Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de naleving van de AVG voor zover het gaat om
verwerkingen die onder haar feitelijke zeggenschap en technische controle vallen.
Welke rechten heeft u?
U heeft op grond van de AVG en andere toepasselijke wetgeving over gegevensbescherming
verschillende rechten om controle te houden over uw persoonsgegevens. U heeft het recht om:
Inzage te krijgen in uw persoonlijke gegevens: u kunt ons te vragen of wij persoonsgegevens
van u verwerken en vervolgens nadere informatie krijgen over de verwerking van deze gegevens.
Wij informeren u over de persoonsgegevens die wij verwerken en over de wijze waarop via deze
privacy policy en door uw vragen te beantwoorden.
Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen (rectificatie): u kunt aan ons vragen onjuiste
of onvolledige persoonsgegevens te wijzigen of te verwijderen.
Vergeten te worden: in sommige gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens door Trias
Politica te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor
de doeleinden waarvoor wij ze hebben verkregen.
Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens: u kunt bezwaar maken tegen de
verwerking van uw persoonsgegevens. Als uw persoonsgegevens voor direct marketing worden
verwerkt of op basis van de gerechtvaardigde belang (artikel 6(1)(f) AVG) van Trias Politica dan mag
u altijd bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
De verwerking van uw gegevens te beperken: dit is het recht om minder persoonsgegevens te
laten verwerken of om de verwerking tijdelijk te stoppen. U kunt hier bijvoorbeeld om verzoeken
wanneer u de juistheid van uw persoonsgegevens heeft betwist.
Uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie: dit is het recht om uw
persoonsgegevens van ons te ontvangen zodat u deze gegevens kunt doorsturen aan een andere
partij. Dit recht op dataportabiliteit heeft u wanneer Trias Politica uw persoonsgegevens op grond
van een overeenkomst of toestemming verwerkt.
Uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken: als u Trias Politica toestemming
heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, dan mag u die toestemming op elk
moment intrekken. Wij wijzen u er wel op dat intrekking van uw toestemming geen invloed heeft op
de verwerking van uw persoonsgegevens voordat u uw toestemming heeft ingetrokken.
Indien u deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@triaspolitica.nl. Wij
kunnen u dan wel verzoeken uw identiteit te bevestigen.
Wij wijzen u erop dat wij niet altijd verplicht zijn om uw verzoek(en) toe te wijzen. Wel reageren wij
altijd op uw verzoek, waarbij wij ernaar streven dit in ieder geval binnen een maand te doen. Alleen
in bijzondere gevallen mogen wij er langer over doen, maar we zullen u wel altijd informeren over
de voortgang.
Geautomatiseerde besluitvorming
Trias Politica neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die
(aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Trias Politica bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden
waarvoor deze zijn verzameld, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
Na beëindiging van de overeenkomst worden persoonsgegevens in beginsel verwijderd of
geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is voor de afwikkeling van de overeenkomst,
het voldoen aan wettelijke verplichtingen of de behartiging van gerechtvaardigde belangen.
Voor zover u daarvoor afzonderlijk en vooraf toestemming heeft gegeven, mogen wij uw
persoonsgegevens gedurende een periode van maximaal vijf (5) jaar na het einde van de
overeenkomst of samenwerking met u bewaren en gebruiken om u te informeren over wijzigingen
in onze producten of diensten en om u elektronische marketingcommunicatie toe te sturen, zoals
nieuwsbrieven of aanbiedingen per e-mail. Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken, onder
meer door gebruik te maken van de afmeldmogelijkheid in onze communicatie.
Indien wij u marketingcommunicatie sturen zonder voorafgaande toestemming, doen wij dit
uitsluitend voor zover dit is toegestaan op grond van de Telecommunicatiewet en de AVG,
bijvoorbeeld in het kader van bestaande klantrelaties en voor eigen, vergelijkbare producten of
diensten. In dat geval baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op ons gerechtvaardigd
belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor marketingdoeleinden op basis van ons
gerechtvaardigd belang, heeft u te allen tijde het recht om kosteloos en eenvoudig bezwaar te maken
tegen deze verwerking. U kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen via de in deze
privacyverklaring vermelde contactgegevens of door gebruik te maken van de afmeldmogelijkheid
in onze communicatie.
Na intrekking van uw toestemming of na bezwaar tegen marketingverwerking zullen wij uw
persoonsgegevens niet langer voor marketingdoeleinden gebruiken.
Persoonsgegevens die Trias Politica noodzakelijkerwijs moet bewaren voor de verplichte (financiële)
administratie worden voor een periode van ten minste zeven jaar bewaard. In sommige beperkte
gevallen kan Trias Politica het noodzakelijk achten om persoonsgegevens voor een langere periode
op te slaan en te verwerken om haar wettelijke rechten te borgen of zich te beschermen tegen
juridische claims.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden uw persoonsgegevens definitief verwijderd of
onomkeerbaar geanonimiseerd, tenzij een langere bewaarplicht voortvloeit uit wet- of regelgeving.
Voor het geval het niet mogelijk is om de gegevens volledig te verwijderen of te anonimiseren
(bijvoorbeeld omdat uw persoonsgegevens zijn opgeslagen in back-uparchieven), zullen wij uw
persoonsgegevens veilig opslaan en isoleren van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk
is.
Hoe wijzigen wij de Privacy Policy?
Trias Politica behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in haar Pivacy Policy. Wij
raden u dan ook aan om met enige regelmaat te kijken of hierin iets is aangepast. De meest recente
versie dateert van de datum zoals vermeld bovenaan het document.
Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door de organisatie of wenst
u gebruik te maken van een van de bovenstaande rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens,
dan kunt u altijd contact opnemen met ons via info@trias-politica.com.
Contact
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of onze gegevensverwerking, neem dan contact met
ons op via:
E-mail: info@trias-politica.nl
Telefoon: 085 06 06 125 (tijdens kantoortijden)
Adres: Mr. Treublaan 7, 1097 DP Amsterdam
Wij wijzen u er voor de volledigheid op dat u het recht heeft een klacht in te dienen bij een
toezichthoudende instantie. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.