Misverstand dat de wereld uit kan: als je een klacht indient over een aanbesteding, kom je op een zwarte lijst

Sinds de uitbraak van de Coronapandemie organiseert Trias Politica Advies het Virtuele Inloopspreekuur Aanbesteden. Tijdens dat spreekuur kan iedereen die een vraag heeft over het inschrijven op aanbestedingen van de overheid terecht bij ons team, versterkt met verschillende inkoopspecialisten en onze huisadvocate. Beter Aanbesteden doe je samen, zo veel is inmiddels duidelijk.

De tips en trucs die tientallen bedrijven de afgelopen weken hebben gekregen, werden zonder uitzondering hooggewaardeerd als ‘waardevol’ en ‘lekker praktisch toepasbaar’. Wat ik zelf leuk vond, waren de adviezen ‘uit onverwachte hoek’. Zoals bijvoorbeeld het veelvuldig terugkomende advies van inkopers om een klacht in te dienen wanneer je echt niet verder komt in de Nota van Inlichtingen.

Heel vaak spreek ik inschrijvers die van hun directie geen klacht mogen indienen, laat staan een kort geding aanspannen, zelfs niet als er overduidelijk iets misgaat tijdens de aanbesteding. De angst voor een zwarte lijst is groot. Opvallend daarbij is dat de beslissing om dan maar niet in te dienen, vaak ook niet gesteund wordt. De aanbesteding moet worden gewonnen, maar niet tegen de voorwaarden uit de aanbestedingsstukken. Wat je noemt een squeeze.

Het was dan ook verhelderend om verschillende experts te horen vertellen dat het indienen van een klacht vaak helpt. Zo wist een van de aanwezige inkoper heel goed uit te leggen dat het formuleren van een aanbesteding soms een compromis is waarbij de inkoper niet altijd zijn interne klant kan overtuigen van gematigde eisen en wensen. Eisen die niet iedereen even graag in de aanbesteding had opgenomen, worden dan uiteindelijk toch ‘doorgedrukt’. Het helpt een inkoper bij zijn interne discussie als de markt er vervolgens melding van maakt dat die eisen niet haalbaar of anderszins problematisch zijn. Liefst natuurlijk in de daarvoor bedoelde Nota van Inlichtingen, maar als het niet anders kan, dan toch echt door middel van een klacht.

Nota’s van Inlichtingen zijn als het goed is poortwachters voor een klachtenprocedure. Het is natuurlijk nooit leuk om een klacht te krijgen, zo beamen de inkopers, maar de toon maakt het verschil. Onze huisdavocate blijkt gespecialiseerd in klachten met een vriendelijke, constructieve toon die op geen enkele manier als aanstootgevend worden ervaren en hele goede resultaten halen. Wanneer de nadruk ligt op het voorspoedige verloop van de aanbesteding, is dat in ieders belang en ontstaat er veel eerder een gezamenlijk belang om de klacht te verhelpen dan een gevreesde ‘welles-nietes’ tegenstelling. Zwarte lijsten op basis van goed geformuleerde, netjes ingediende klachten bestaan niet.

Een inkoper memoreerde het schoolvoorbeeld van inkoopvoorwaarden met aansprakelijkheden die bijna altijd leiden tot een patstelling. Als je met een duidelijke omschrijving komt die uitlegt waarom je het niet eens bent met een bepaling en je draagt een goed doordacht alternatief aan waar inkopers ‘ja’ tegen kunnen zeggen, hebben ze geen enkele reden om je niet tegemoet te komen. Soms is daar inderdaad wel een formele klacht voor nodig, maar dat moet dan maar. Je moet ook maar bedenken dat een aanbestedende dienst die in de Nota van Inlichtingen blijft weigeren te luisteren, je weinig andere keus laat. Niet inschrijven is zonde en vaak ook niet in het belang van de aanbestedende dienst dus uiteindelijk kan een formele klacht juist bijdragen aan een gezamenlijk belang, namelijk dat van een goed uitvoerbare opdracht.

Wil je ook een keer een vraag voorleggen aan de experts tijdens het virtuele Inloopspreekuur Aanbesteden? Iedere eerste dinsdag van de maand zitten we voor je klaar. Je kunt je gemakkelijk aanmelden om mee te doen. Ook kun je vast je vragen insturen.

Dit artikel kun je gemakkelijk bewaren door het te downloaden.

blog-41-klacht-indienen-aanbesteding