Beste inkopers van Nederland,
Met grote belangstelling nemen mijn klanten, collega’s en ik regelmatig kennis van de aanbestedingen die jullie op de markt brengen. #Overheidsopdrachten waarmee jullie de beste prijs – kwaliteitsverhouding en de meeste maatschappelijke waarde voor belastinggeld beogen te realiseren. Aanbestedingen die het bedrijfsleven maar al te graag wil winnen en waarvoor kosten nog moeite gespaard worden om een goede inschrijving te doen.
Soms zien we werkelijk pronkstukjes voorbij komen: goed doordachte specificaties en proportionele eisen die maken dat iedereen meteen weet wat de bedoeling is en voortvarend aan de slag gaat.
Maar niet zelden vermoeden we dat het ‘een hele opgave moet zijn geweest om intern consensus te krijgen’. (Dat zijn meestal de aanbestedingen waarin de eisen niet in verhouding staan tot de opdracht of de onderlinge samenhang van wensen onnavolgbaar is voor de experts die die opdracht straks moeten gaan uitvoeren. Het zijn bijgevolg ook de aanbestedingen waarin de Nota van Inlichtingen ontploft door het grote aantal vragen).
Er is -binnen verder overigens alle begrip en respect voor jullie positie – één ding wat ik na al deze jaren nog steeds niet begrijp en dat zijn de aanbestedingen waarin jullie zó weinig ruimte laten voor de beantwoording dat iedere poging om onderscheidend vermogen te tonen én aan te tonen op voorhand onmogelijk is. Waarom doen jullie dat?
Natuurlijk begrijpen wij ook dat jullie #beoordelingscommissie wel iets beters te doen heeft dan oeverloze epistels lezen met informatie waar niet om wordt gevraagd, fair enough. En ‘echte experts hebben weinig woorden nodig’ is ook een bekend antwoord. Maar een implementatieplan op 1 A4? Een beschrijving van je werkwijze gedifferentieerd naar doelgroep op 2 A4? Ik kan het niet goed uitleggen aan inschrijvers die jullie heel graag willen laten zien wat ze jullie te bieden hebben maar dat met zo weinig ruimte echt niet voor elkaar krijgen. Misschien kunnen jullie het wel uitleggen. Dat zou fijn zijn, want informatie uit eerste hand is natuurlijk het beste.
Wie van jullie zou hier willen vertellen wat jullie beweegt om het zo te doen? In het algemeen graag, zonder naming and shaming; het gaat niet om een concrete aanbesteding van de ene of de andere aanbestedende dienst.
En nu we toch bezig zijn: wie van jullie wil een keer komen ‘stage lopen’ bij een volgende aanbesteding waarin dit speelt? Ik nodig jullie van harte uit om een kijkje te nemen in de keuken van inschrijvers die met een centimeter hun aanbod passend moeten maken en alleen al daaraan soms dagen kwijt zijn. Dagen dus, die dan niet kunnen worden besteed aan de inhoud. Zie het als een aanbod om proportionaliteit in real life te ervaren. Wie weet helpt die ervaring jullie dan weer om de volgende keer de handen intern op elkaar te krijgen voor iets meer ruimte.
Tot slot zou ik jullie willen vragen of jullie ervoor open zouden staan om (een paar) inschrijvers eens te laten meekijken met een beoordeling? Puur voor het inzicht in het ‘waarom’ van ogenschijnlijk onbegrijpelijke keuzes die soms in een #aanbesteding worden gemaakt. Ik hou me van harte aanbevolen voor verdere suggesties om samen te komen tot mooie opdrachten en perfect passende aanbiedingen. Laten we elkaar een beetje helpen, dat houdt het leuk, proportioneel én professioneel. #BeterAanbesteden doen we samen.
Wil je de Overheid als klant? Dit kan Trias Politica Advies B.V. voor je doen:
- Gratis expert review – binnen 5 dagen ontvang je jouw expert review in je mail. Plus call vol praktische tips en adviezen waar jij meteen mee aan de slag kunt om voortaan (nog) beter te scoren.
- 1-op-1 Trainingsadvies – plan hier een call in met onze hoofdtrainer, wij denken graag met je mee.
Je las een blog van Ireen Boon | Trias Politica Advies B.V.
Meer van dit soort blogs lezen? Meld je hieronder aan voor inspirerende artikelen.